Ett bokningssystem är ofta det första kunden möter. Därför är valet mellan att köpa en färdig tjänst och att bygga eget större än det ser ut. Här går vi igenom skillnaderna, när vilket alternativ passar och vad ni ska fråga er innan ni bestämmer er.
Vad är skillnaden mellan ett färdigt och ett eget bokningssystem?
Ett färdigt bokningssystem är en tjänst som ni hyr, oftast med månadsavgift. Ni får en kalender, ett bokningsflöde och bekräftelser – men på leverantörens villkor. Funktionerna är desamma för alla kunder.
Ett eget bokningssystem är byggt för er. Det följer hur era tjänster, priser, resurser och scheman faktiskt fungerar, ligger i ert varumärke och kopplas till de system ni redan använder. Läs mer om hur vi bygger bokningssystem.
Jämförelse: färdig tjänst eller eget bokningssystem
| Färdig tjänst | Eget bokningssystem | |
|---|---|---|
| Kom igång | Snabbt, ofta samma dag | Kräver ett projekt med kartläggning, design och bygge |
| Anpassning | Inom ramen för vad tjänsten erbjuder | Byggt efter era tjänster, regler och flöden |
| Prissättning i bokningen | Oftast fasta priser per tjänst | Kan räkna pris efter yta, restid, tillägg eller egna regler |
| Integrationer | De kopplingar leverantören har valt att bygga | Kopplas via API till ert schema- och affärssystem |
| Varumärke | Leverantörens gränssnitt, ibland med deras logga | Ert utseende, en del av er hemsida |
| Ägande av data | Datan ligger hos leverantören | Ni äger datan och bestämmer var den finns |
| Kostnad över tid | Löpande avgift som ofta växer med antal användare eller bokningar | Investering i bygget, därefter drift och vidareutveckling |
| Beroende | Leverantören styr priser, funktioner och förändringar | Ni styr utvecklingen själva |
Ingen av vägarna är rätt för alla. Det handlar om hur specifik er verksamhet är och hur mycket bokningen hänger ihop med resten av företaget.
När passar ett färdigt bokningssystem?
- Ni har ett fåtal tjänster med fasta priser och fasta tider
- En eller ett par personer tar emot bokningar
- Bokningen behöver inte prata med något annat system
- Ni vill testa en ny verksamhet innan ni investerar
- Ni klarar er med standardflödet och kan leva med leverantörens begränsningar
För en mindre salong eller en frilansare är en färdig tjänst ofta ett helt rimligt första steg.
När lönar sig ett eget bokningssystem?
- Priset beror på mer än tjänsten – till exempel yta, restid, tillägg eller abonnemang
- Rätt person måste matchas mot rätt jobb utifrån kompetens, beläggning eller erfarenhet
- Bokningen ska in i schemat automatiskt, utan att någon flyttar över den för hand
- Ni lägger bokningar internt, till exempel på telefon eller via offert, och vill ha samma flöde som kunderna
- Ni betalar för flera verktyg som tillsammans gör det ett eget system skulle göra
- Ni vill äga kunddatan och kunna använda den i utskick, uppföljning och statistik
Ju fler punkter som stämmer, desto mer talar för att bygga eget – eller åtminstone för en lösning som kan skräddarsys.
Integrationer: bokningen är bara början
En bokning sätter igång en kedja: schema, bekräftelse, påminnelse, utfört jobb, faktura och uppföljning. Om varje steg sker i ett separat verktyg blir det mycket manuellt arbete mellan stegen.
Med integrationer via API hänger kedjan ihop:
- Bokningen hamnar direkt i schemasystemet
- Kunden får orderbekräftelse, välkomstmejl eller sms och påminnelser automatiskt
- Utfört jobb leder till fakturering i affärssystemet
- Kunden kan få en förfrågan om feedback efteråt
Kela group kopplar mot affärssystem som Timewave, Tengella, Fortnox, Visma, Shopify och WordPress, och mot andra system som har ett API.
Vem äger datan i ert bokningssystem?
Bokningsdatan är en av de mest värdefulla saker ett serviceföretag har: vilka kunder som bokar vad, hur ofta och när. Fråga därför alltid:
- Kan vi exportera all data, och i vilket format?
- Var lagras datan, och vem har tillgång till den?
- Vad händer med datan om vi slutar använda tjänsten?
- Kan vi använda datan i andra system, till exempel för utskick eller en dashboard?
Med ett eget system är svaret enkelt: datan är er. Det gör det också lättare att använda den i nästa steg, till exempel för kundbrev, feedback efter utförda uppdrag eller en dashboard med bokningar och försäljning i realtid.
Mellanvägen: Bokis – en färdig modul som skräddarsys
Det finns ett tredje alternativ. Bokis är Kela groups bokningssystem, en färdig modul i skarp drift som skräddarsys efter varje verksamhet. Ni slipper bygga allt från noll men får ändå ett system som följer era regler. Bokis:
- Pratar direkt med schemasystemet och schemalägger automatiskt
- Räknar pris och restid i bokningen
- Säkerställer rätt kompetens – ni styr vem som får bokningen utifrån beläggning och erfarenhet
- Hanterar tilläggstjänster och abonnemang
- Skickar orderbekräftelse, välkomstmejl eller sms och påminnelser, till exempel om material
- Används även internt för offerter och bokningar som kommer in via telefon eller mejl
Vi använder Bokis själva i våra egna verksamheter, bland annat i städbolaget Stodona.
Frågor att ställa innan ni bestämmer er
- Hur många steg tar en bokning i dag, och hur många av dem är manuella?
- Vilka system måste bokningen prata med?
- Hur räknas priset, och kan en färdig tjänst räkna det rätt?
- Hur ser verksamheten ut om två år – fler tjänster, fler anställda, fler orter?
- Vad betalar ni totalt för de verktyg ni använder i dag?
Senast uppdaterad · Skriven av Mikaela Wigert, grundare av Kela group.