Frågan om att köpa ett färdigt system eller bygga eget dyker upp i nästan varje växande företag. Ofta ställs den som ett antingen–eller. Här går vi igenom båda alternativen – och varför svaret allt oftare är både och.
Vad är skillnaden mellan ett standardsystem och ett skräddarsytt system?
Ett standardsystem är en färdig programvara som många företag använder på samma sätt, till exempel ett affärssystem, ett ekonomisystem eller ett schemasystem. Ni betalar oftast en licens eller månadsavgift, och leverantören står för utveckling och drift.
Ett skräddarsytt system är byggt för just er verksamhet. Det följer era processer, era regler och era begrepp – i stället för att ni anpassar er efter programvaran. Läs mer om hur vi bygger system.
För- och nackdelar med standardsystem
Fördelar
- Snabbt i gång – systemet finns redan
- Beprövat av många användare
- Leverantören sköter uppdateringar, säkerhet och drift
- Lätt att hitta personal och konsulter som kan systemet
Nackdelar
- Ni anpassar arbetssättet efter systemet, inte tvärtom
- Det som skiljer er från konkurrenterna går ofta inte att bygga in
- Luckor fylls med kalkylblad, extra verktyg och manuellt arbete
- Avgifterna växer ofta med antal användare och tillval
- Ni är beroende av leverantörens prioriteringar
För- och nackdelar med skräddarsytt system
Fördelar
- Följer exakt hur ni arbetar
- Kan automatisera det som är unikt för er
- Ni äger lösningen och bestämmer över utvecklingen
- Ersätter flera separata verktyg med ett flöde
Nackdelar
- Kräver ett utvecklingsprojekt innan det är i drift
- Någon måste ansvara för drift, underhåll och vidareutveckling
- Att bygga om sådant som standardsystem redan gör bra är sällan lönsamt
Jämförelse: standardsystem, skräddarsytt och mellanvägen
| Standardsystem | Skräddarsytt system | Standardsystem + egna moduler | |
|---|---|---|---|
| Tid till drift | Kort | Längre, kräver ett projekt | Kort för grunden, modulerna läggs till stegvis |
| Passform | Ni anpassar er efter systemet | Systemet anpassas efter er | Grunden är standard, det unika byggs för er |
| Ansvar för drift | Leverantören | Ni eller er utvecklingspartner | Delat: leverantören för grunden, partnern för modulerna |
| Byte av system | Ofta stort och dyrt | Ni styr själva | Grunden kan bytas, modulerna kopplas om |
| Risk | Låg teknisk risk, risk för manuellt dubbelarbete | Högre projektrisk | Lägre, eftersom ni bygger smått och stegvis |
| Passar när | Processerna är standard | Verksamheten är unik i grunden | Grunden är standard men flödena runt omkring är era egna |
Mellanvägen: standardsystem + egna moduler via API
De flesta företag behöver inte välja. Ekonomi, lön och schema fungerar ofta bra i ett standardsystem. Det som skaver är flödena runt omkring: hur kunden bokar, hur personalen rapporterar, hur fakturor följs upp och hur kunderna får svar.
Mellanvägen innebär att ni behåller standardsystemet som grund och bygger det som saknas som egna moduler. Modulerna kopplas via API, så att data flödar åt båda hållen och ingen behöver föra över något för hand.
- Standardsystemet är fortfarande ”sanningen” för kunder, schema och fakturor
- Modulerna gör det som är unikt för er – till exempel bokning, kundtjänst eller uppföljning
- Ni bygger stegvis och börjar där vinsten är störst
Kela group har färdiga moduler i skarp drift som kopplas via API till affärssystem som Timewave, Tengella, Fortnox, Visma, Shopify och WordPress – till exempel bokningssystemet Bokis, AI-chattboten Chattis, påminnelsesystemet Påminnis och dashboarden Headof. Se alla på sidan Produkter. Behöver ni ett eget CRM eller affärssystem kring kund och affär, läs om affärssystem och CRM.
Exempel: så gjorde Stodona
Allt Kela group säljer kör vi själva i våra egna verksamheter, bland annat i städbolaget Stodona AB. Där har vi byggt egna system, integrationer och automationer kopplade till affärssystemet. Resultatet:
- Ungefär 565 000 kr lägre kostnad per år – den löpande kostnaden gick från cirka 52 000 kr till 5 000 kr i månaden
- Från fyra personer till en i administrationen
- Tre heltidstjänster frigjorda till annat arbete
Läs mer om projektet bland våra case.
Vanliga misstag när man väljer system
- Att jämföra bara licenskostnaden. Räkna också med tiden som går åt till manuellt arbete, dubbelregistrering och extra verktyg runt systemet.
- Att bygga om allt på en gång. Ett stort systembyte är riskabelt. Att bygga modul för modul ger resultat tidigare och mindre risk.
- Att bygga det som redan finns. Bokföring och lön är sällan det som gör er unika – lägg utvecklingen där den gör skillnad.
- Att glömma datan. Se till att ni äger er data och kan använda den i andra system, till exempel i en dashboard eller i kundutskick.
- Att inte involvera dem som använder systemet. Personalen och kontoret vet bäst var det skaver i vardagen.
Hur väljer ni? Fem frågor att ställa
- Vad gör ni som ingen annan gör? Det är där ett eget system ger mest.
- Var sker manuellt dubbelarbete i dag? Varje kalkylblad och varje kopiering mellan system är en kandidat för en modul.
- Fungerar ert nuvarande system bra för grunden? Om ja – behåll det och bygg runt det.
- Har systemet ett API? Det avgör hur enkelt det är att koppla på egna moduler.
- Hur ser verksamheten ut om två år? Välj en lösning som kan växa med er.
Senast uppdaterad · Skriven av Mikaela Wigert, grundare av Kela group.